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WPS表格基础教程

  WPS表格基础教程_表格类模板_表格/模板_实用文档。第1章 —WPS表格 1.1 WPS表格基本概念 1.1 工作簿与工作表 1.工作簿 ? 所谓工作簿是指在WPS表格环境中用来储存并处理工作数 据的文件。在WPS表格中,一个工作簿文件就像一本书

  第1章 —WPS表格 1.1 WPS表格基本概念 1.1 工作簿与工作表 1.工作簿 ? 所谓工作簿是指在WPS表格环境中用来储存并处理工作数 据的文件。在WPS表格中,一个工作簿文件就像一本书。 每个工作簿又包含多个工作表,这些工作表可以储存不同 类型的数据。 1.1 工作簿与工作表 ? 每一个工作簿文件在默认状态下打开3个工作表,分别以 Sheet1,Sheet2,Sheet3。 ? WPS表格中每个工作簿中最多可以拥有255个工作表。 ? WPS表格默认的工作簿是book1,它的扩展名是.xls。 ? 工作表的名字显示在工作簿文件窗口底部的标签里,在标 签上单击工作表的名字可以实现在同一工作簿中不同工作 表间的切换。 2.工作表 ? 电子表格由65536行和256列构成。 ? 行的编号是由上到下在1~65536之间的阿拉伯数字来表示 ? 列的编号则由左到右采用字母 “A”、“B” 、...、“Y”、“Z”、 “BA”“BB”、“BC”、 ...、“IV”等来表示。 3.单元格 ? 每张工作表有多个长方形的“存储单元”构成,称为“单 元格”,输入的数据都保存在这些单元格内。 ? 正在操作的单元格称为“活动单元格”。 4.单元格区域 ? 单元格区域是指一组被选中的单元格。可以是相邻的或彼 此分离的。 ? 对一个单元格区域的操作就是对该区域中的所有单元格执 行相同的操作。 ? 当单元格区域被选中后,所选范围内的所有单元格都变成 蓝色(此颜色为默认设置),取消时又恢复原样。 ? 每个单元格都有固定的地址。例如:“sheet1!B2”代表 “sheet1”工作表中的第二行的第B列单元格。 1.2 WPS表格的基本操作 1.2.1 文件基本操作 1.新建工作簿 ? 启动表格时,系统将打开一个新的工作簿。 ? 建立一个新的工作簿,常用方法有两种: ? 一是利用“文件”菜单中的“新建”命令建立一个新的工 作簿文件; ? 二是利用工具栏上的“新建”按钮 建立一个新的工作 簿文件。 2.打开工作簿 ? 打开工作簿的常用方式有以下三种。 (1)从“菜单”中直接打开 ? 在“文件”菜单上,单击“打开”。 ? 在“查找范围”列表中,单击驱动器、文件夹。 ? 在文件夹列表中,找到并打开包含此文件的文件夹。 ? 单击“文件”,再单击“打开”。 (2)从“工具栏”中直接打开 ? ? ? ? 单击“常用”工具栏中的“打开”。 在“查找范围”列表中,单击驱动器、文件夹。 在文件夹列表中,找到并打开包含此文件的文件夹。 单击“文件”,再单击“打开”。 (3)从“任务窗格”中直接打开 ? 如果任务窗格在视图中不可视,请单击“文件”菜单下的 “新建”命令。 ? 单击“新建工作薄”任务窗格下的“打开”或从任务窗格 历史列表中选取需要打开的文件。 ? 任务窗格是应用程序中提供常用命令的窗口。其位置、大 小均可根据实际需要调整,方便用户在使用相关命令时仍 可继续编辑文稿。 3.保存工作簿 ? 在保存文件时,应先命名、指定文件的存放位置、 然后执行保存操作。 ? 保存文件的常用方式有以下两种。 (1)单击“文件”菜单中“保存”命令;如果是第 一次保存文件,将提示为其命名,步骤如下: ? 单击“文件”菜单中的“另存为”命令。 ? 在“文件名”框中,键入文件的新名称。 ? 单击“保存”。 (2)在“常规”工具栏上,单击“保存”按钮。 4.关闭工作簿 ? 关闭已打开或编辑过的文件,包含下列四种方式: (1)关闭当前呈激活状态的窗口。 ? 选择要关闭的窗口,在“文件”菜单上,单击“关 闭”。 ? 选择要关闭的窗口,在文档切换标签右击鼠标,单 击“关闭窗口”。 ? 在文档切换标签上双击关闭本窗口。 (2)关闭当前呈非激活状态的窗口 ? 选择要关闭的窗口,在文档切换标签右击鼠标,单 击“关闭窗口”。 (3)关闭所有窗口,包含下列三种方式: ? 在“文件”菜单上,选择“关闭所有文档”。 ? 在文档切换标签上右击鼠标,选择“关闭所有文档”。 ? 在文档切换标签外右击鼠标,选择“关闭所有文档”。 (4)退出整个应用程序 ? 在“文件”菜单上,单击“退出”。 1.2.2 向工作表中输入数据 ? 当选定单元格或单元格区域之后,则可以向里面输入数据 。 ? 数据类型包括文本、数字、图表、声音等。在当前活动单 元格中输入的数据都将保存在当前单元格中, ? 在输入过程中,按下Enter键表示确认输入的数据,同时单 元格指针自动移到下一个单元格,还可使用Tab键和方向键 移动单元格指针。 1.输入数据类型 (1)输入数字 ? 在WPS表格中,当建立新的工作表时,所有单元格都采用 默认的通用数字格式。 ? 通用格式一般采用整数(如:123)、小数(如:1.23)格式,而 当数字的长度超过单元格的宽度时,WPS将自动使用科学 计数法来表示该数字,数字通常靠右对齐。 (2)输入文字 ? 文字是指字符或者是任何数字和字符的组合。 ? 任何输入到单元格内的字符集,只要不被系统解释成数字 、公式、日期、时间或逻辑值,则一律将其视为文字。 ? 对于全部由数字组成的字符串,比如:邮政编码、电话号 码等字符串的输入为了避免被认为是数字型数据,WPS表 格提供了在这些输入项前添加“ ”的方法来区别是“数字 字符串”而非“数字”数据。 (3)输入日期和时间 ? 在WPS表格中,当在单元格中输入可识别的日期和时间数 据时,单元格的格式就会自动地从“通用”格式转换为相 应的“日期”或“时间”格式,而不需要用户去设定该单 元格为日期或时间格式,可以在同一单元格中键入日期和 时间,但二者间必须用空格分隔。例如: 01/4/20 17:00。 2.输入数据方式 (1)直接输入法,首先选定要输入数据的单元格。 ? 在单元格中输入“班级成绩”,此时在编辑栏上将 出现与单元格中相对应的内容,并且多出了“×” 和“√”两个工具按钮。这两个工具按钮的作用是 : ? “×”:单击此按钮将取消此次输入,按Esc键与该 按钮功能相同。 ? “√”:单击此按钮确认刚才的输入有效,完成输 入的操作。 (2)快速填充式输入 ? 可拖动填充柄(所选单元格区域右下角的黑色小方块)来 快速输入数据。 ? 通过单元格填充复制数据:首先选定需要复制数据的单元 格,按住 Ctrl 键,拖动单元格填充柄。 ? 通过单元格填充创建序列 ? 首先选定作为初始值的单元格,然后拖动单元格填充柄进 行填充。 ? 把数字或单词看成是一个序列,并能预测序列的趋势,在 相邻的单元格中填入相同趋势的数据。 ? 例如:在B4中输入数字5,然后将鼠标放到填充柄处,此时 鼠标将变成黑色十字形状,接着拖动鼠标,将在B5—B8中 依次自动填入6—9这几个数字。 ? 另外通过填充柄还可以进行“自动填充”,可直接识别连 续的数字和递增的等差数列。 ? 例如:在连续两个单元格内输入5、7,然后将这两个单元 格一起选中,接着拖动填充柄,其他连续的单元格内将按 照5和7的差值自动填充为9、11、13...,。 ? “自动填充”功能还可以完成时间和日期等序列的填充。 例如: ? 键入 Monday ? 自动填充为 ? Tuesday ,Wednesday,Thursday,Friday…… ? January ? Fberuary,march,april,…… ? 星期一 星期二,星期三…… (3)利用“编辑”菜单中的“填充”子菜单,其中的“序列 ”命令可设置“等差序列”、“等比序列”、“日期”等 序列的填充,同时还可确定步长值、终止值及按行还是按 列填充。 1.2.3 编辑表格 1.插入单元格、行或列 (1)根据不同需要,选择不同的单元格区域。 ? 插入单元格 ? 选择要插入新单元格的区域 ? 插入单元格数目所选单元格数目与相等 1.2.3 编辑表格 ? 插入一行 ? 选择需插入新行之下的行中的任意单元格。例如,若要在 第6行之上插入一行,请单击第6行中的任意单元格。 ? 插入多行 ? 选择需插入新行之下的若干行(插入的行数与选定的行数 相等)。 ? 插入一列 ? 选择需插入新列右侧的列中的任意单元格。例如,若要在C 列左侧插入一列,请单击 C 列中的任意单元格。 ? 插入多列 ? 选择需要插入新列右侧的若干列(插入的列数与选定的列 数相等)。 (2)在“插入”菜单上,单击“单元格”、“行”或“列” 或在右键菜单选择“插入”。如果选中的是单元格,会有 如图所示插入提示: 2.删除单元格、行或列 (1)选定要删除的单元格、行或列。 (2)在“编辑”菜单上,单击“删除”或在右键菜单中选择 “删除”。 ? 注意:如果公式中引用的单元格被删除,该公式将显示错 误值 #REF! 。 3.单元格内容的复制 ? 如果想对某单元格区域的内容进行复制,可先将其选中, 然后用Ctrl+鼠标左键拖动即可,如图所示。 4.单元格内容的移动 ? 常用方法为:将鼠标放在单元格边框上,鼠标将变成四个 黑色的箭头,此时,拖动鼠标到相应的位置即可。 5.清除单元格格式和内容 (1)采用菜单删除 ? 选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。 ? 在“编辑”菜单下,选择“清除”,可以根据需要选择清 除的种类:全部、格式、文本和批注。 (2)采用键盘删除单元格内容 ? 选定需要清除内容的单元格、行或列。 ? 按 Del 键,可清除单元格的内容。 (3)采用鼠标删除 ? 选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。 ? 单击填充柄,当向内拖动鼠标越过该选择的单元格时(此时 单元格的边框变虚),释放鼠标可清除内容。 6.工作表的切换 ? 一个工作簿文件可以包含若干个工作表。 ? 在工作簿中可进行表的插入、删除、移动、复制、重命名 等操作 ? 还可以将一个工作表分割、冻结,或执行在不同的工作表 间复制数据、插入新表等操作。 ? 在工作簿中的各个工作表,只有一个为当前工作表,可根 据需要在工作表间反复切换。 ? 工作表标签 ? 可以利用工作表标签快速地在不同的工作表之间进行切换 。 ? 在切换工作表的过程中,如果该工作表的名字在屏幕左下 方的标签中,可以单击对应的标签,进行切换。 ? 如果要切换的工作表标签没有显示在当前的工作表标签中 ,可以通过对快捷键或滚动按钮的操作来实现。 7.插入或删除工作表 (1)插入工作表 ? 在一个新打开的工作簿中通常默认含有3个工作表,分别以 “Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”来命名。 ? 若要插入一张工作表,可执行“插入”菜单中的“工作表 ”命令,这样一张新的工作表将插入到工作簿中并被命名 为“Sheet4”,……。 (2)删除工作表 ? 若要“删除”一张工作表,首先单击工作表标签来选定要 删除的工作表,之后选择“编辑”菜单中的“删除工作表 ”命令。 ? 在想要将其删除的工作表标签上单击鼠标右键,在弹出的 快捷菜单中单击“删除”命令,并在打开的对话框中单击 “确定”即可。 ? 同时该工作表后面的工作表变成了当前的活动工作表。 8.移动、复制和删除工作表 (1)移动工作表 ? 在工作簿中移动工作表,只需用鼠标点中要移动的工作表 ,然后沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置,之后 松开鼠标键即可将工作表移动到新的位置。 ? 在拖动过程中,屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工 作表将要被插入的新位置。 移动、复制工作表 ? 可将工作表移动到另外一个工作簿中,具体步骤如下: – 首先在源工作簿中的工作表标签上单击选定要移动的工作表标签。 – 执行“编辑”菜单中的“移动或者复制工作表”命令,这时屏幕上 会出现“移动或复制工作表”对话框,如图所示。 – 在工作簿列表框中选择目的工作簿,按下“确定”即可。 (2)复制工作表 ? 在同一工作簿中复制工作表,应用于两张表格相 类似的情况。有一张旧表,就不必建立一张新表 ,而只需将旧表复制一份,然后对其中个别项目 进行修改即可。 ? 其操作过程只是在移动的同时按住“Ctrl”键。新 工作表的名字以旧工作表的名字+“(2)”来命名 。 ? 将工作表复制到其他工作簿中只需按前面介绍的 移动工作表的方式操作即可。只是当选择了“目 的”工作簿之后,再选择“建立副本”复选框即 可完成。 9.重新命名工作表 ? 可以改变系统自动给定的工作表名,从而进行更加有效的 管理。重命名操作步骤如下: ? 双击选中的工作表标签,这时屏幕上会看到名字反黑显示 。 ? 输入新的名字。 ? 按回车后,会看到新的名字已经出现在工作表标签中,代 替了原来的名字。 10.同时操作多个工作表 ? 当前在多个工作表中输入相同的数据时,可以先将这些工 作表全部选定,使之成为一个工作组,然后再进行输入操 作。 ? 要选定多个工作表,可如下操作: ? 按下Ctrl或Shift键的同时,用鼠标单击各工作表标签,即可 选定多个工作表。 ? 按Ctrl+Shift+PageDown键可以向后选定多个工作表。按 Ctrl+Shift+PageUp键可以向前选定多个工作表。 1.2.4 修饰表格 1.调整列宽 ? 在WPS表格中,默认的列宽是8个字符。 ? 如果计算结果超过了默认的宽度,则该单元格的内容就会 溢出到右边的单元格内单元格会用#号填满,此时只要将 单元格的宽度加宽,即可使数字显示出来。 ? 方法一 用“格式”菜单命令调整列宽。 (1)选定调整列宽的区域。 (2)单击“格式”菜单中的“列”命令。 (3)单击“列”子菜单的“列宽”命令,这时屏幕上出现“ 列宽”对线)在“列宽”框中,输入要设定的列宽。 (5)按下“确定”按钮,完成列宽的调整。 ? 方法二 用鼠标调整列宽。 (1)将鼠标指针指向要改变列宽的工作表的列编号之间的格 线)当鼠标指针变成两条黑色竖线并且各带一个分别指向左 右的箭头时,按住鼠标左键,拖动鼠标,将列宽调整到所 需的宽度,松开鼠标左键即可。 2.调整行高 ? 方法一 用“格式”菜单命令调整行高。 (1)选定调整行高的区域。 (2)单击“格式”菜单中的“行”命令。 (3)单击子菜单的“行高”命令,屏幕上出现如图7-16所示 的“行高”对线)在“行高”框中,输入要设定的高度。 (5)按下“确定”按钮,完成行高的调整。 ? 方法二 用鼠标调整行高。 (1)将鼠标指针指向要改变行高的工作表的行编号之间的横 线)当鼠标指针变成一个两条黑色横线并且各带一个分别指 向上下的箭头时,按住鼠标左键拖动鼠标,将行高调整到 所需的高度,松开鼠标左键即可。 3.取消网格线 ? 当人们进入一个新的工作表时,都会看到在工作表里设有 表格线,这些格线可以不显示出来。其操作步骤如下: (1)用“工具”菜单中的“选项”命令,在屏幕上出现一个 “选项”对话框,选择“视图”标签。 (2)单击“网格线”复选框,在其前面的“√”符号消失。 (3)按下“确定”按钮之后,网格线.设置工作表的颜色 ? 方法一 使用工具栏。 ? 可以使用工具栏上的“填充颜色”按钮来设置单元格区域 的颜色,其操作步骤如下。 (1)选定要设置颜色的单元格区域。 (2)单击工具栏上的“填充颜色”按钮,就可以看到如图所 示的“填充颜色”菜单 (3)在“填充颜色”菜单中,选择要使用的颜色。 ? 方法二 用菜单方式。 (1)选定要设置颜色的单元格区域。 (2)选择“格式”菜单中的“单元格”命令,在屏幕上将显 示“单元格格式”对线)在“单元格格式”对话框中,选择“图案”选项卡,选 择填充颜色和图案即可。 5.设置边框线)选定要加上框线)选用“格式”菜单中的“单元格”命令,在“ 单元格格式”对线)选用线条下“样式”内的一种线条样式。如果 要为框线指定颜色,可以在“颜色”下拉列表框中 为其选择所需要的颜色。 (4)根据需要按下“预置”或“边框”项下的各个 按钮。 (5)如果需要,则重复上面第(4)步和第(5)步 。 (6)按下“确定”按钮。 6.设置字符的格式 (1)设置字体和大小 ? 方法一 使用菜单中的“格式”命令。 ? 选定要设置字体的所有单元格。 ? 单击“格式”菜单中的“单元格”命令,屏幕出现 “单元格格式”对话框,单击“字体”选项卡,如 图所示。 ? 在“字体”选项列表中,选择字体,如选择“宋体 ”。 ? 在“字号”列表中,选择所需字体的大小。 ? 按下“确定”按钮。 ? ? ? ? ? 方法二 使用工具栏中的“字体”命令。 打开“字体”列表框。 在“字体”列表中,选择字体。 在“字号”列表中,选择字号大小。 图7-19 “单元格格式”对话框的“字体”标签 (2)设置字符的颜色 ? 方法一 使用菜单中的“格式”命令。 ? 选定要设置字符颜色的单元格。 ? 单击“格式”菜单中的“单元格”命令,调出“单元格格 式”对话框。 ? 选择其中的“字体”选项标签。 ? 在“颜色”列表框中,选择所需要的颜色。 ? 按下“确定”按钮。 ? 方法二 使用工具栏中的“调色板”。 ? 选定要设置字符颜色的所有单元格。 ? 单击工具栏上的“字体颜色”按钮,可以看到如图所示的 字符颜色调色板。 ? 在调色板上,单击要使用的颜色即可。 (3)设置字符的修饰 ? 对于字符的修饰,可以改变为粗体、斜体、下划线等操作 ,可以先选择要增加修饰的内容,之后按下工具栏上的相 应按钮即可完成。 (4)改变对齐方式 ? 在WPS表格中,对于单元格中数据的对齐方式,常用格式 有:左对齐、右对齐、居中对齐等。 (5)跨列居中 ? 在WPS表格中,常将表格标题跨列居中显示。可选中欲合 并为一个单元格的多个单元格,直接单击格式工具栏上的 “合并及居中”图标,合并单元格并将其内容居中显示。 ? 或在“单元格格式”对话框中,在“文本控制”项中,选 择“合并单元格”复选项,即可将多个单元格合并为一个 单元格。 7.数字的格式 ? 在工作表的内部,符合规定的数据按所规定的格式显示在 单元格中。 ? 当数值很大时,用科学记数法表示。单元格的宽度如果太 小,单元格会用#号填满,此时只要将单元格的宽度加宽, 就可使数字显示出来。 (1)改变数字格式 ? 在默认情况下输人数值时,WPS表格查看该数值,并将该单 元格适当格式化。 ? 例如,当输入$1000时,WPS表格会格式化成$1,000,当输 入5/8时,WPS表格会显示5月8日。 (1)改变数字格式 ? 可以利用命令或格式工具栏,将单元格加以格式化 。其操作步骤如下: ? 选定要格式化的单元格或区域。 ? 选择“格式”菜单中的“单元格”命令,调出“单 元格格式”对话框。 ? 在“分类”列表中,选择所需要的格式类型。在对 话框的右边,按选择出现不同的解释内容。 ? 也可直接单击“格式”工具栏上的改变数字格式图 标,如:增加小数位数,减少小数位数,百分比样 式等。 (2)自定义格式 ? ? ? ? 选定要用此格式的单元格。 选择“格式”菜单中的“单元格”命令。 在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。 在“分类”列表中,选取“自定义”选项,出现如图所示 的对话框。 ? 根据需要在“类型”输入框中,输入或者编辑数字格式。 ? 完成后选择“确定”按钮。格式定好后,在工作表的任何 地方都可使用。 (3)删除自定义格式 ? 自定义格式在用了一段时间后,若不再需要,可以将其删 除,操作步骤如下: ? 选定要用此格式的单元格。 ? 选择“格式”菜单中的“单元格”命令。 ? 在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。 ? 选取“常规”选项。 ? 选择“确定”按钮。 8.快速格式设置 ? 快速格式设置可以根据已有的格式,快速对其他单元格复 制格式。 ? “格式刷”按钮被设计为让用户从一个选定的单元格或单 元格范围中选取格式化信息,并把这个格式用于另一个单 元格。 ? 所有依附于选定单元格的格式,包括数字、文字、背景和 边框格式都被复制,所有复制工作就像刷油漆一样简单— 只要在源单元格中蘸一下,然后刷过目标单元格即可。 ? 其操作步骤如下: ? 选定想要从中复制信息的单元格(源单元格)。 ? 单击工具栏上的“格式刷”按钮,鼠标指针变成 “+”号和“刷子”形状。 ? 按住鼠标左键拖动,选定接收格式的单元格区域( 目标单元格)。释放鼠标左键,自动接收源单元格 的格式。指针变回正常形状,复制工作完成。 ? 如果双击“格式刷”按钮,可以连续使用“格式刷 ”,要恢复正常光标,可以按Esc键或再次单击“ 格式刷”按钮。 9.条件格式化 ? 可以根据设定的条件,设置单元格中数据的显示方式。 ? 例如:成绩表中平均分介于75~80分之间的用红色显示,大 于81分的用蓝色显示等。其操作如下: (1)选定要设置格式的单元格区域。 (2)执行“格式”菜单中的“条件格式”命令,调出“条件 格式”对线)在“条件格式”对话框中选定所需条件。 9.条件格式化 (4)为所设定的条件设定格式:单击“格式”按钮,选择提 供的特殊格式后单击“确定”,返回“条件格式”对线)如果需要再加入条件,则单击“添加”按钮,添加第二 个条件,以至于更多个条件。 (6)重复三至五步可以继续设定若干个条件,最后按下“确 定”按钮。 7.3 公式及函数 ? 电子表格系统除了能进行一般的表格处理外,还具有很强 的数据处理能力。 ? WPS表格允许使用公式对数值进行计算并提供了大量的函 数,可以自如地汇总、转换、计算电子表格中的所有数据 。 1.3.1 使用公式计算 1.输入公式 ? 公式是包括下列要素的数学算式:数值、引用、名 称、运算符和函数。 ? 在WPS表格中,所有的公式都以等号“=”开头。 ? 在单元格中输入的公式步骤如下: (1)选择要输入公式的单元格。 (2)在编辑栏的输入框中输入一个“=”。 (3)输入一个公式。 (4)按Enter键确认。 ? 通常当输入公式后,在单元格中反映的不是公式本身,而 是公式的计算结果,公式本身则在编辑栏的输入框中反映 ,如图7-23所示。 ? 对于公式,可以使用多种数算符号来完成, 比如:+、-、*、/、%、^(乘方)、&(连接 字符串)等。 ? 还可以使用比较运算符,根据公式来判断条件, 返回逻辑结果true(真)或false(假)。 ? 运算符符号及优先级:()- % ^ * / + - ? 比较运算符:=、<>、<、>、>=、<= 2.数据的自动计算 ? 利用WPS表格工具栏中的“自动求和”按钮可实现自动加 总一列或一行数据。 (1)将当前单元格移动到欲加总的数据的单元格内。 (2)单击“自动求和”铵钮 (3)选取要求和的范围。 (4)按Enter键即可。 3.错误信息综述 错误值 ##### 说明 表明计算结果太长超过了单元格宽度 #DIV/0! #N/A #NAME? #NULL! #NUM! #REF! #VALUE! 公式被零除 没有可用的数值 WPS表格不识别公式中使用的名字 指定的两个区域不相交 数字有问题 公式引用了无效的单元格 参数或操作数的类型有错 1.3.2 单元格的引用 ? 单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称 为单元格引用。 ? 可以分为不同的类别:相对引用、绝对引用、混合引用。 1.3.2 单元格的引用 1.相对引用 ? 相对引用是指把一个含有单元格地址的公式复制到 一个新的位置后,公式中的单元格地址会随之改变 。用相对引用的方法求每个学生的总分,步骤如下 : (1)在张宏的“总分”单元格内输入公式: =B3+C3+D3,按Enter键,计算“张宏”的总分。 (2)用鼠标单击“张宏”的“总分”单元格,使之 成为活动单元格,然后用鼠标拖动其填充柄向下填 充,如图7-24所示,将其他人的“总分”单元格计 算出结果。 2.绝对引用 ? 绝对引用是指把公式复制到新位置时,单元格的地 址不变。 ? 设置绝对地址需要在行号和列号前加符号“$”。 ? 用绝对引用的方法计算学生的总分: (1)在张宏的“总分”单元格内输入公式: =$B$3+$C$3+$D$3,然后按Enter键,把“张宏”的 总分算出来,如图7-25所示。 (2)绝对引用不能用鼠标拖动填充的方法填充,因 为此时复制的是数据,而不是公式。 3.混合引用 ? 混合引用是指在一个单元格地址中,既包含相对地址引用 又包括绝对地址引用。如图7-26所示,是混合引用计算的 结果。 7.3.3 函数的使用 ? 函数是内置的公式,可以把函数理解成一种复杂的公式。 ? 它能够自如地汇总、转换、计算和操作电子表格中的所有 数据。 ? 其中大多数函数是比较常用的,有一部分是专为工程、统 计和数学专家准备的。 1.函数的类型 (1)日期和时间函数 (2)数学与三角函数函数 (3)统计函数 (4)查找与引用函数 (5)文本函数 (6)逻辑函数 (7)信息函数:该函数大部分是用来测试单元格内 的数据(如:偶数、逻辑值、空白等),其结果为 True (真)或False (假)。 2.函数的语法 ? 每一函数都包括一个语法行,语法主要有以下几点 。 (1)函数是一种特殊的公式,因此所有的函数要以 “=”开始。 (2)函数是预定义的内置公式,它使用被称为参数 的特定数值,并按特定顺序进行计算。 (3)函数名与括号之间没有空格,括号要紧跟数字 之后,参数之间用逗号隔开,逗号与参数之间也不 要插入空格和其他字符。 ? 例如,要计算D4和D6两个单元格的和,可以这样 输入函数:=SUM(D4,D6)。 (4)每一函数都包括一个语法行。 ? 例如,表7-3中的函数IF(logical_test, value_if_true,value_if_false)的语法行中,三个 参数都是必选的,用户必须提供三个参数,否则不 能在单元格中输入该函数。 (5)如一个函数的参数行后面跟有省略号(...), 则表明可使用多个该种数据类型的参数。 (6)名称后带有一组空格号的函数不需任何参数, 但是使用时必须带括号,以使WPS表格能识别该函 数。 (7)函数区域的表示方法。 ? 独立地址:各地址用(,)分隔,例如:=SUM(A1,A3) ,表示A1和A3两个单元格的和。 ? 连续地址:首尾地址用(:)连接,例如:=SUM(A1:A3) ,表示计算A1到A3三个单元格的和。 ? 混合地址:例如:=SUM(A1:A8,B3),表示计算A1到A8再 加B3的和。 3.输入函数 (1)手工输入函数 ? 对于一些简单的函数,可采用手工输入的方法。 ? 例如: – 激活单元格G11(双击即可),输入等号(=)表示开始 一个公式。 – 键入“SUM”,之后紧跟着左括号,这就已经开始了一个 函数(不区分函数的大小写形式)。 – 输入参数D3+E3。 – 按Enter键表示函数的结束,此时即可计算出结果,如图 7-27所示。 (2)使用“函数向导”输入 ? 选择欲使用函数的单元格,再单击“编辑栏”中的“粘贴 函数”按钮,或选择“插入”菜单下的“函数”命令,打 开“粘贴函数”对话框。 ? 在“函数类别”列表框中选择要输入函数的类别。例如, 选择“常用函数”。 ? 在“选择函数”列表框中选择所需要的函数。例如,选择 “AVERAGE”函数。单击“确定”按钮后,可以手工输入参 数。 ? 对话框的下部显示当前选定函数的语法 (2)使用“函数向导”输入 ? 直接用鼠标选定相应的区域,也可实现参数的输入。 ? 完成输入后,单击“确定”按钮,计算的结果即出现在所 选单元格内。 ? 例如:使用常用函数中的IF函数,IF函数是一个判断函数, 它有三个参数,第一个是测试条件,如果测试条件为真, 则返回值为第二个参数,如果为假,则返回值为第三个参 数。 1.4 数据管理与图表应用 7.4.1 数据的排序 1.排序规则 ? 排序默认规则如下: (1)数字:数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 (2)字母:按字母先后顺序排序。 (3)在按字母先后顺序对文本项进行排序时,会从左到右一 个字符一个字符地进行排序。 1.4.1 数据的排序 (4)文本以及包含数字的文本,按ASCII字符次序排 序 (5)撇号()和连字符(-)会被忽略。 (6)但例外情况是:如果两个文本字符串除了连字 符不同外其余都相同,则带连字符的文本排在后面 。 (7)逻辑值:在逻辑值中,FALSE 排在 TRUE 之前。 (8)错误值:所有错误值的优先级相同。 (9)空白单元格(无内容):空格始终排在最后。 2.利用工具栏的“升序”或“降序”按钮 排序 ? 排序操作步骤如下: (1)在需要排序的数据列中单击任一单元格。 (2)单击工具栏上的“升序排序”按钮 或 “降序排序”按 钮。 ? 注意:如果选中一列数据进行此操作,只会对该列的数据 进行排序,这样会破坏行内数据间的关系。 3.利用“数据”菜单排序 ? 操作步骤如下: (1)在数据清单中选定排序数据列的任一单元格。 (2)选择“数据”菜单的“排序”命令,这时屏幕 上出现“排序”对线)在该对话框中设置排序关键字。可以设置主要 关键字、次要关键字、第三关键字,每一个关键字 都可以选择按升序或降序排列。 ? 为了防止数据清单的标题也参加排序,可以选择在 当前对话框中的“列表”选项组中的“有标题行” 单选按钮。 1.4.2 数据的自动筛选 ? 自动筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。 与排序不同,执行筛选时并不重排清单。筛选只是暂时隐 藏不必显示的行。 ? 自动筛选允许输入搜索和查看电子表格数据的条件,根据 这些条件,它会把不感兴趣的东西隐藏起来。 1.创建自动筛选 (1)单击数据清单中的任一单元格。 (2)打开“数据”菜单,选择“筛选”子菜单中的“自动筛 选”命令,此时,工作表中每一数据列的项端均会出现箭 头按钮。 (3)单击所要筛选的数据列顶端的箭头,就会出现包含所有 数据的选择列表。此外,还有“全部”、“自定义”、“ 前10个”等选项, 如图7-33所示。 ? 例如:现在从选择列表中任选某学生的姓名,“自动筛选 ”功能随即隐藏起数据清单中与所选姓名无关的其他数据 行。再次单击箭头按钮,选择“全部”,则会显示所有的 数据。 2.取消自动筛选 ? 取消“自动筛选”与创建“自动筛选”的操作完全相同, 只是再次选择了“自动筛选”命令,即取消了对号后,“ 自动筛选”功能就取消了。 1.4.3 数据的分类汇总 ? WPS表格提供“分类汇总”功能,可以快速地对一张数据 表进行自动汇总计算。 ? 当插入自动分类汇总时,WPS表格将分级显示数据清单, 以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。 1.创建分类汇总 ? 操作步骤如下: (1)先对分类汇总的字段排序,排序后相同的记录被排在一 起。 (2)单击数据工作表中的任意单元格,例如,按“性别”进 行排序。 (3)选择“数据”菜单的“分类汇总”命令,屏幕上弹出如 图7-34所示的“分类汇总”对线)在该对话框中,选择分类汇总选项。这些选项有以下几 个。 ? 分类字段:选择需要分类的字段,该字段应与排序字段相 同。 ? 汇总方式:选择需要用于计算分类汇总的函数,如求和、 求平均值等。 ? 选定汇总项:选择与需要汇总计算的数值列相对应的复选 框。 ? 可以使用上图中的窗口左侧的“1级数据”按钮、“2级数 据”按钮、“3级数据”按钮及“展开”“折叠”按钮来查 看这几级汇总结果,如图7-35所示。 2. 删除分类汇总 ? 可以单击“全部删除”按钮取消分类汇总,这样就回到分 类汇总前的状态。 1.4.4 用图表分析数据 1.图表的创建 (1)选择生成图表的数据所在的单元格,如图7-36 所示。 (2)单击“常用”工具栏的“图表向导”按钮;或 者在“插入”菜单选择“图表”命令,按照向导提 示,选择合适的图表类型。具体步骤如下: ? 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮(或打 开“插入”菜单,单击“图表”命令),启动WPS 表格的“图表向导”功能,屏幕上会出现一个对话 框。在此对话框中列出了WPS表格中可以建立的所 有图表类型,可以从中任选一个后,单击“下一步 ”按钮。 ? 屏幕上出现如图7-37所示的“源数据”对话框。对话框的“ 数据区域”列表框中显示出了要包含在图表中的所有数据 单元格的所在范围。 ? 此时若要更改,则可以重新设定其范围。在“系列产生在 ”选项组中,若选择“行”或“列”单选按钮,则X轴、Y 轴所表示的数据意义正好相调换。设定后,单击“下一步 ”按钮。 ? 出现“图表选项”对线所示。在对话框的“标 题”选项卡中,可以输入图表的标题及其他内容。还可以 在其他选项卡中设定其他内容,之后单击“下一步”按钮 。 ? 单击“完成”按钮,如图7-39所示。 2.图表的修改 (1)图表的移动 ? 建好一幅图表工作只完成了一半。图表的位置还需 要调整,否则这些图表会将数据挡住,必须对工作 表中的图表和工作表数据进行合理的版面调整,使 工作表数据和图表都能非常清晰地呈现出来。 ? 在WPS表格中移动一幅图表的操作非常简单,只需 单击要移动的图表。此时在选中的图表的四周将出 现八个色的控点,接着用鼠标拖动它到一个新的位 置,再松开鼠标即可。按上述操作就可以将图表移 动到新位置。 (2)图表大小的调整 ? 当图表的大小不符合要求时,还可以根据需要任意地改变 其大小。 ? 要改变一幅图表大小可如下操作:先单击鼠标选中要改变 大小的图表,然后将鼠标指针移至图表的四周的任意控点 上,当指针变成双箭头时,拖动鼠标,直至图表变成满意 的大小为止,然后松开鼠标即可。 (3)数据的删除 ? 对于不必要的图表数据,可以从图表中将其删除。 ? 先激活工作表,选择要删除的数据系列,然后按Delete键 将这些数据删除,此时图表也就会随之发生相应的变化。 1.5 打印电子表格 ? 要执行打印操作,可选择“文件”菜单下的“打印”命令 ,也可直接单击“常用”工具栏上的“打印”按钮。 ? 但在打印输出之前,通过打印预览命令在屏幕上观察打印 效果。 1.5.1 页面设置 ? 在打印预之前一定要先进行页面设置。页面设置主要包括 纸张的大小、方向、打印的区域等。 ? 页面设置的方法是打开“文件”菜单,选择“页面设置” 命令,此时“页面设置”对话框就会出现在屏幕上,如图 7-40所示。 ? “页面设置”对话框包含四个选项卡: ? “页面”选项卡可根据不同需要,选择纸张大小和 打印方向。 ? “页边距”选项卡可按需要设置页的上、下、左、 右边距。 ? “页眉/页脚”选项卡可设置页码、页眉和页脚等 。 ? “工作表”选项卡可以控制打印区域的大小、打印 标题、是否打印网格线 打印

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